12 הצווים של מיקור חוץ outsourcing
1. תתייחס למיקור חוץ כאל השקעה – גם אם אין לך צורך כלל במיקור חוץ, המצא משהו. זאת תהיה השקעה בתהליך החינוך העסקי שלך ותחילתה של דרך חדשה בעשיית עסקים. שים בצד כמה מאות או אלפי שקלים מבלי לצפות להחזר. אלה הם דמי הלימוד שלך. ההחזר יושג על ידי רכישת ניסיון
2. למד לבצע מחקר מקיף – בדוק היטב את הפרופיל של הגוף שאיתו אתה מתכוונן להיכנס למיקור חוץ. מהו ניסיונו בתחום? מהם המשובים מלקוחות קודמים? תיק מסודר של המועמד אמור לתת לך תשובות מפורטות על סוגי עיסוקים קודמים שהוא ביצע, דוגמאות לעבודתו ודרוג לקוחות אשר יאפשרו לך להעריך את התאמתו לעיסוק שאתה מייעד לו.
3. בחן את יכולות התקשורת שלהם – תקשורת ברורה היא הכרח בכל פרויקט. לפני ההתקשרות החלף מספר מסרים עם המועמד, לא רק על מנת לבחון את מהירות התגובה שלו אלא גם את כמות הידע שיש לו לגבי העיסוק הספציפי ובאיזו מידה הם מסוגלים לתקשר בצורה יעילה ביחס לאותו עיסוק.
4. קבע שעות משרד – הדבר חשוב במיוחד אם הינך פועל מאזורי זמן שונים עם מיקור החוץ. קבע מראש זמנים ששני הצדדים יהיו זמינים לקבל שיחות והייה בטוח שלשני הצדדים ברור על פי איזה שעון נקבעו שעות אלה. הדבר חשוב במיוחד אם לעתים תרצה לנהל שיחה בע"פ ולא להסתפק בדואר אלקטרוני.
5. התחל עם מספר מועמדים – והעמד אותם במבחן . אל תמהר לבחור את המועמד הראשון רק כדי להימנע מבלבול מוח. יש רק דרך אחת לבחון מי יהיה מתאים לצרכיך. הצג לפניהם פרויקט המיועד ל-3 עד 5 עובדים ובחן את ההצעות שתקבל. זכור שהתחרות בשוק היא קשה וכולם יסכימו להגיש הצעות כאלה. אל תגביל עצמך לארץ המקור בלבד ובעיקר כאשר מדובר בביצוע עבודה חד פעמית שאינה מחייבת עבודה בשוק המקומי.
6. גייס למטלות ספציפיות – זכור שיש אנשים רבים השולטים במיומנויות שונות ברמה גבוהה. תמיד כדאי להרכיב את הצוות שלך ממספר מומחים בעלי מיומנויות גבוהות בתחומים ספציפיים מאשר מומחה אחד בעל מיומנויות כלליות. במיוחד כאשר המטלות הנדרשות נמדדות על פי שעות עבודה, כדאי יותר ללכת על התמחות.
7. קבע מראש לוחות זמנים ומועדי סיום – זכור את אמרתו של פרקינסון ( Northcote Parkinson 1909-1993) קבע כי "העבודה נמשכת על פי הזמן שנקבע לביצועה". המשמעות היא שלכל עבודה יש זמן אופטימאלי לביצועה ותמיד ניתן "למרוח" אותה אם אין פיקוח מתאים. הקפד על קביעה מראש של אמות מידה להשלמת העבודה. אמות מידה אלה חייבות להיות מוגדרות בצורה ברורה שאינה ניתנת לפרשנויות שונות. ככל שזמן הביצוע יותר קצר ומועדי הסיום יותר מוגדרים, כך ייטב.
8. הבטח שהובנת לפני תחילת העבודה – יש תמיד יותר מקום לטעויות ולפרשנויות לא רצויות כאשר העבודה לא מעשית תחת עינו הפקוחה תמיד של המזמין. מטלות ברורות ומוגדרות היטב הן הביטוח נגד אי הבנות מצערות.
9. אל תתקשר על בסיס המחיר בלבד – שכר העבודה יכול לנוע מ-20 ₪ לשעה (במקרה של שכר מינימום) ועד אלפי ₪ לשעה במקרה של מומחה. אל תיכנע לפיתוי לבחור את ההצעה הזולה ביותר. אם ההצעה הזולה תגרום רק תסכולים ובזבוז זמן, הרי שעייצא שכרך בהפסדך.
10. פרויקט שעצם כתיבתו לוקח יותר זמן מביצועו, עדיף לעשותו לבד – לא תמיד כדאי להוציא עבודות למיקור חוץ. זכור תמיד את הכללים של עלות/תועלת. אם המיקור חוץ אינו חוסך זמן, עשה זאת בעצמך או אל תעשה זאת בכלל.
11. מיקור חוץ אינו חייב להיות תמיד בינלאומי – אל תשכח את האמרה "אין נביא בעירו". לעתים דווקא בסביבתך הקרובה תמצא את אנשים הכי מתאימים לביצוע העבודה במהירות הרבה ביותר ובאיכות הגבוהה ביותר.
12. צפה תמיד לתקלות – תמיד תהיינה תקלות בעוד אתה לומד את דרכי הביצוע. זכור של טעות היא גם שיעור שממנו ניתן ללמוד מה צריך לעשות כדי להימנע מחזרות עליה. וזכור גם שיש רק סוג אחד של אנשים שאינם עושים טעויות: אלה שאינם עושים כלום.