כולנו מכירים את האמרה: "אין הזדמנות שנייה לעשות רושם ראשון", ואף על פי כן מעסיקים רבים מקדישים מאמצים רבים לגייס עובדים אך מתעלמים מהם מן הרגע שהגיעו לעבודתם החדשה. מעבר לאכזבה שהעובד יחוש, התעלמות כזו משמעה אובדן כספי בגין תקופת הקליטה הלא מכוונת.
הגישות החדשות בתחום ניהול משאבי אנוש מדגישות את חשיבות תקופת הקליטה. זאת אמורה להוות גישה כוללנית שגולשת מעבר לאוריינטציה של העובד.היא אמורה לשמש תקופה שהעובד ילמד מה הן המטרות הכלליות של הארגון וכיצד תופס הארגון הצלחה אישית בתפקיד שבו העובד נקלט. התמיכה שהעובד מקבל בתקופה זאת היא חשובה במיוחד והיא תבוא לידי ביטוי הן בהמשך דרכו בארגון והן לגבי משך ההישארות בו.
אין ניתן להבטיח שתקופת הקליטה תיתן את הפירות הטובים ביותר?
תכנן מראש קליטת העובד אינה מתחילה ביומו הראשון כי אם כבר בתקופת הגיוס. דרך הקליטה תלויה במידה רבה בסוג העובד שנקלט. מומחים ממליצים להתחיל את תקופת הקליטה על ידי מתן מידע רב ככל האפשר לגבי מקום העבודה והתרבות הארגונית. כדאי להעלות נתונים אלה על אתר העסק כדי שהעובדים, בבואם לראיון, ידעו כבר משהו על הארגון ועל דרך עבודתו. בדרך זאת העובד החדש יעלה מראש על פסי יעילות כאשר יעריך את יכולתו לעמוד בדרישות הארגון.
בדרך כלל כל עובד חדש נדרש למלא טפסים רבים כך שכדאי להקדים ולצרף טפסים אלה למכתב המודיע על קבלתו לעבודה. ניתן להעביר גם חוברת מידע על הארגון כדי למנוע עומס של מידע כבר ביום הראשון שהוא תמיד יום לא פשוט. כמובן שבימים אלה שלכל אחד יש דואר אלקטרוני ניתן להעביר זאת לעובד בדרך הקלה. השימוש בתהליכי המחשוב יאפשר גם העברת המידע על העובד למחלקות השונות בארגון ויגדיל את מידת התאום ביניהם. ניתן כמובן להעביר מידע נוסף על הארגון בדרך של העלאת סרטון קצר על הארגון באמצעות תוכנת ה-youtube או חומר על המטרות האסטרטגיות של הארגון, תולדות הארגון, התפתחותו בשנים האחרונות ואפילו חוות דעת של עובדים אחרים על עבודתם.למותר לציין שאפשר להעלות כאן ברכות מצד אנשים רלוונטיים (מנהלים לדוגמא) אשר יקלו על העובד בצעדיו הראשונים.
טפל בפרטים
כל עובד חדש רוצה לעשות רושם טוב ובמיוחד בתחילת דרכו. התוצאה לעתים קרובות היא הימנעות מלשאול שאלות שהעובד תופס כמטרידות. הגישה של העמסת המון פריטי ידע, החל ממלקום השירותים וכלה בשעות הפסקת האוכל, רק תרבה את המבוכה. הדרך לטפל בבעיה היא ע"י איסוף כל הפרטים הקטנים שרק יוסיפו להרגשת הנוחות ולקליטה המהירה. אך מעבר להרגשתו הטובה של העובד יש גם שיקולים עסקיים. אם עובד אינו יודע כיצד להשתמש במערכת הטלפונים לצורך העברת שיחה או לגבי פונקציונרים שונים בארגון, הלקוח בצד השני של הקו לא יוכל לדעת כי מדובר בעובד חדש והוא יפרש זאת כסימן לחוסר מקצועיות או לזלזול.
הנה רשימה של דברים שכדאי להכין לקראת העובד החדש:
• עדכן את כל העובדים בארגון על בואו של העובד החדש.
• בארגונים שבהם הדבר נהוג, הכן לעובד תג עם שמו ועיסוקו.
• הכן שלט לשולחנו או לדלתו של העובד. במיוחד חשוב הדבר בארגונים העוסקים בקבלת לקוחות.
• הכן עבורו את המחשב ותן לו את שם המשתמש והסיסמא בהם יהיה עליו להשתמש.
• הכן מדריכים בכתב לגבי כל תוכנה בה יצטרך להשתמש.
• שלב אותו במערכת הטלפוניה והכן הוראות לשימוש במערכת הטלפונים הפנימית או החיצונית.
• הכן עבורו חבילת כרטיסי ביקור, על פי המקובל בארגון.
וכאן, בהמשך רשימת תשובות לשאלות העובד עוד בטרם נשאלו:
• מה יהיה עליו להביא איתו.
• איפה יוכל לחנות את רכבו.
• בארגונים הנמצאים בבניינים גדולים, דאג שידע את מי עליו לבקש.
• איפה נמצאים השירותים.
• איפה נמצאת מכונת הצילום.
• היכן נמצא המזנון.
• את מי עליו לשאול אם יש לו שאלות נוספות.
חשוב ביותר שהממונה הישיר של העובד יהיה נוכח ביום הגעתו. הדבר הכי גרוע שיכול להיות שהממונה נעדר לכמה ימים בדיוק עם הגעת העובד. הדבר דומה לבילוי ירח הדבש ללא בן/בת הזוג.
הפוך את התהליך לייחודי על אף שנוהלי הקליטה הם על פי רוב דומים עבור רוב העובדים, אסור לשכוח כי לכל אחד מהם יש צרכים ייחודיים. יש ארגונים המנהלים את נושא האוריינטציה כאשר קבלת הפנים נעשית ע"י המנכ"ל או ע"י מנהל בכיר. המסר שמועבר בדרך זאת הוא שהארגון מעריך אותם ואת עבודתם ועל כן נושאים אלה כה חשובים עד שדמות בכירה מוכן להקדיש מזמנו כדי לטפח אותם.
הבטח שכל עובד חדש יידע על הדרכים שבהם הוא יוכל לתרום לארגון. הסבר כיצד עובדת מערכת הערכת העובדים כדי להבטיח שהעובד החדש לא יבזבז את זמנו על זוטות ויוכל להקדיש את כל מאמציו לטיפול ביעדים המרכזיים. כדאי להקנות לעובד את ההרגשה שהוא חשוב לארגון, שהוא נבחר מבין מועמדים רבים ושכשכונותיהם והפוטנציאל שלהם מוכרים.
ההסתגלות של העובד לארגון תלויה במידה לא קטנה גם במערכת החברתית שהוא מפתח עם עמיתיו. כדאי שתהליך הקליטה ייקח מערכת זאת בחשבון ויקל על בנייתה בצורה חיובית כבר מלכתחילה. ניתן לארגון ארוחת צהריים צנועה או קבלת פנים עם כיבוד לעובד החדש ולעמיתיו כבר ביום הראשון לעבודתו.
עקוב אחת תוכנית הקליטה קליטתו של העובד אינה מסתיימת ביום האחרון של השבוע הראשון לעבודתו. התהליך אמור להימשך במהלך מספר חודשים ובתקופה זאת יש לדאוג לקבלת משובים מכל הנוגעים בדבר. מנהלים רבים מבקשים לדעת על התקדמותו של העובד החדש לאורך כל הדרך. הדבר יוכל להיעשות באמצעות שיחות תקופתיות שצריכות להעלות נקודות כגון איך הייתה תחושתו בשלבים הראשונים של הקליטה, איך העבודה עונה על ציפיותיו והאם הם נתקלים בבעיות בכל הנוגע לנוהלי העבודה ולטכנולוגיה. כדאי לשאול אם לדעתו של העובד יש לו את הכלים הנדרשים להתמודד עם העיסוק שבו הוא עובד ומה הם שאיפותיו לעתיד.
מטבע הדברים לא ניתן להסתפק בדבריו של העובד בלבד וחשובה גם דעתו של הממונה עליו. חשוב שהממונה יהיה מודע לתרומתו של העובד ולתהליך היקלטותו. אנו רוצים שיעילותו של העובד החדש תימדד בצורה כמותית ועל כן יש לספק קריטריונים למדידה זאת. אך גם ההיבטים השליליים (אם ישנם כאלה) חשובים ובעיקר מה גרם לכך.
כדי להבטיח את היעילות המרבית חשוב להכין רשימת תיוג של ציפיותיך מתהליך הקליטה. גם כך השאר מקום להיבטים האישיים. העובדים החדשים ייקלטו בין אם התהליך יהיה מתוכנן או לאו אך התכנון המוקדם קיים סיכוי רב שהוא יהיה מוצלח יותר.
