כיצד לארגן את המשרד בבית העבודה מהבית מציבה מכשולים ייחודיים החל מהפרעות הנובעות ממהלך החיים הביתי הממשיך במסלולו וכלה בצרכים המוכתבים ע"י עצם העיסוק. חשוב למצוא דרכים כדי לענות על בעיות אלה הן על מנת לענות על בעיות טכנולוגיות והן כדי לענות על שאר הצרכים. המשרד בביתך חייב להיות תואם לצרכיך וההערות שלהלן יסייעו לך במשימה זאת. הצב את המרחב כאשר אתה עומד במוקד.
המערך של המשרד עבור העסק המתנהל מן הבית יהיה תלוי בצרכיך האישיים והתעסוקתיים. בעלי מרחב מצומצם יוכלו להקימו בפינה של חדר השינה או בחדר המגורים ואלו שבורכו במרחב גדול יותר יוכלו להקימו במרתף או בחדר נפרד שיועד למטרה זאת. אין ספק שעל מנת להשיג את פריון העבודה הרב ביותר כדאי לבחור בחדר המופרד מחיי הבית השוטפים. היכולת לבודד את עצמך וליצור "מסגרת חשיבה משרדית" חייבת תהיות תלויה בראש וראשונה בהחלטותיך וביכולתך להינתק מדברים המסיחים את הדעת. אין ספק שמקום משרדו של רווק יהיה שונה מזה של אם למספר ילדים. מאידך גיסא, אם תארגן את משרדך בחדר השינה ואתה בתחום עיסוק המחייב קבלת לקוחות, יהווה הדבר בעיה של ממש. נושאים נוספים שחייבים להילקח בחשבון הם אפשרויות האחסון והתאורה. הגישה של הנחת דברים על הרצפה לא תמיד רצויה הן בגלל המכשלות שהיא מעמידה בפני אנשים אחרים ושלך. למזלנו ההנדסה ועיצובי הריהוט המודרניים מעמידים לרשותנו מגוון אפשרויות, החל מגומחות הבנויות מגבס וכלה במדפים תלויים שניתן להזיזם בהתאם לצרכים. ליחס מיוחד חייב לזכות מיקום המחשב. הצבת צג המחשב מול חלון פנוראמי מאפשרת אמנם להנות מן הנוף אך במקביל לעתים קרובות היא מקשה על העבודה בגלל כיוון השמש ותנאי התאורה. ארגון הכלים והשירותים המתאימים. האפיונים המרכזיים של המשרד הביתי חייבים להיות נוחות ופונקציונאליות. בנוסף לכך סוג הציוד שבכוונתך להכניס למשרד זה ישפיעו על היעילות של מקום העבודה. חלק מן האנשים יסתפקו בשולחן, כיסא, מחשב עם חיבורים לאינטרנט, מדפסת וקו טלפון אשר כולל תיבה קולית להשארת הודעות. אך יהיו כאלה שיהיו זקוקים למכשיר פקס או למספר צגים או מספר קווי טלפון. רצוי גם לרכוש טלפונים המאפשרים זיהוי שיחות ולו רק על מנת ליצור קומוניקציה טובה יותר. הציוד חייב להיות מבוסס על ארגונומיה (הנדסת אנוש) טובה בעיקר משום שיהיה עליך להשתמש בו במשך שעות רבות. כיסא שאינו מתוכנן טוב יפגע הן בגבך והן ביעילות עבודתך. אך בנוסף לכך ככל שירבה השימוש, הציוד במשרדך נחשף לתקלות. גם אם הציוד שרכשת מגיע עם כתב ערבות והתחייבויות לשרות ולתחזוקה, עליך להבטיח שיש לך יכולת להתגבר על תקלות פשוטות ושאתה מקושר לטכנאים המסוגלים לספק לך שירותים במהלך שעות רבות ביממה. חשוב שבנושא זה לא תתפתה למישהו שמציע לך שירות בזול אך רק הגעתו תחייב זמן רב ועלויות בהתאם. הוא הדין בבחירת חברת השירות למערכות המידע שהכנסת למשרדך. קבלת תמיכה מחברות שאינן עובדות בשבת או בחג אינה מומלצת. במיוחד יהיה הדבר נכון אם אתה עובד עם לקוחות בחו"ל אשר פער השעות ביניכם מחייב לעתים עבודה בלילה. האם הוצאות המשרד מוכרות לצורכי מס? התשובה לשאלה זאת היא חיובית כמעט בכל תחום. תוכל לקבל הכרה עבור כל התשלומים הכרוכים בהפעלת המשרד, כגון תשלומים לחברת החשמל וכדומה. הציוד שרכשת יוכר לצורכי פחת על פי השעורים שנקבעו בחוק. כך למשל, ציוד מחשוב, כולל ציוד פריפריאלי, מוכר בשיעור של 33% משוויו בשנה. רהיטים לעומת זאת מוכרים בשיעור נמוך הרבה יותר. גם הוצאות כגון שימוש בטלפון או בטלפון נייד הן הוצאות מוכרות אם כי לא במלואן, מתוך הנחה שחלק מן השיחות לא נעשו עבור העסק כי אם לצרכים פרטיים. אם עסקך מחייב נסיעות יהיה עליך לשקול אם לרשום את הרכב על חשבון העסק. לא תמיד הדבר כדאי ובמיוחד אם מדובר ברכב פרטי המחייב "השתתפות עצמית", שבשנים אחרונות טפחו במידה ניכרת ולעתים הרבה יותר מאשר יעלו הוצאות הרכב בפועל. מילת אזהרה!: אם תחליט לבקש פטור מארנונה המשולמת לעירייה, הסכום בגין שטח המשרד יופחת מן הארנונה למגורים, אך במקומו תתווסף ארנונה לעסקים שהיא גבוהה הרבה יותר. הייה תמיד מוכן למצבי גיבוי!
התלות שלנו במערכות מידע הולכת וגדלה כל הזמן. למעשה, קשה לדמיין ניהול עסק כיום, גם אם מדובר בעסק ביתי קטן ללא מערכת מחשוב תומכת. כך למשל, חשוב להיערך למצב של תקלה במחשב. הדרכים לכך הולכות ורבות. החל מאחזקת מחשב נייד וכלה בשימוש בסמארטפונים המאפשרים גלישה באינטרנט, העברת מסרונים וכל שאר הפונקציות והיישומים שניתן לבצע כיום גם במחשב הביתי.
בעבודה מהבית הייה תמיד מוכן להחליף כובעים: כובע של מנכ"ל, כובע של מנהל כספים, כובע של מנהל הבית וכך הלאה.
